Ser conciso pode ser uma vantagem em um e-mail

 O texto a seguir defende que nossos e-mails devem ser concisos. Teremos mais retornos quando fizermos: 

A pessoa média recebe dezenas ou até centenas de mensagens, como e-mails, mensagens de texto, etc., todos os dias, e o profissional médio gasta quase um terço da sua semana de trabalho lendo e respondendo a e-mails. Esses números nem mesmo levam em consideração todas as outras comunicações que os profissionais recebem fora do ambiente de trabalho. Para leitores ocupados, lidar com essa enxurrada de informações e mensagens é como viver em um jogo interminável de Whac-A-Mole. Atualizações altamente relevantes sobre saúde e escola podem ser inadvertidamente ignoradas ou "clicadas" no botão de exclusão.

E ainda existe um equívoco alarmante entre os escritores de que mais é melhor. Talvez isso venha de lembranças de ser um estudante e tentar atingir a contagem de palavras necessária para um ensaio do nono ano. Isso pode refletir a esperança de que escrever muito faça parecermos inteligentes e com muito a dizer. Por outro lado, pode refletir o medo de que, se não escrevermos muito, deixaremos de fora alguma peça crítica de informação. Seja qual for a causa de todo esse excesso verbal, a realidade é que mais escrita faz com que os leitores sejam menos propensos a ler qualquer coisa.

Imagine que você abre sua caixa de entrada e vê as duas seguintes mensagens. Pelos assuntos e remetentes, você sabe que são relacionadas ao trabalho. Você não se envolve com as mensagens além de escanear rapidamente seus comprimentos.

Com qual você lidaria primeiro? Provavelmente com a mensagem concisa, certo? Em uma pesquisa que conduzimos, foi isso que 165 dos 166 profissionais disseram também.

Os leitores frequentemente interpretam o comprimento de uma mensagem como uma indicação de quão difícil e demorada será a resposta, o que é outra razão pela qual podem optar por não se envolver com uma comunicação extensa.

Em um estudo, enviamos duas versões de um e-mail para 7.002 membros de conselhos escolares nos Estados Unidos pedindo que completassem uma breve pesquisa online. Um e-mail tinha 127 palavras; o outro tinha 49 palavras.

O e-mail conciso obteve quase o dobro de respostas à pesquisa em comparação com o e-mail extenso - uma taxa de resposta de 4,8% em vez de 2,7%. Alguns leitores provavelmente olharam o comprimento do e-mail extenso e escolheram não se envolver com ele de forma alguma. Outros provavelmente não leram até o fim e perderam o pedido no final. Além disso, alguns leitores podem ter usado o comprimento do e-mail como um sinal de quanto tempo levaria para completar a pesquisa e decidiram recusar o pedido (que presumiram que seria cansativo).

Ambos os e-mails direcionaram os destinatários para a mesma pesquisa exata, que levou aproximadamente cinco minutos para ser concluída. No entanto, em um estudo separado, 29% dos entrevistados que viram o e-mail conciso acreditaram que a pesquisa levaria menos de cinco minutos, em comparação com apenas 15% dos entrevistados que viram o e-mail extenso. A maioria dos leitores, especialmente aqueles que têm pouco tempo, provavelmente se desencorajará por mensagens e solicitações que esperam ser difíceis de lidar.

Leitores que abandonam o meio de uma mensagem longa se envolvem no que chamamos de "abandono precoce". Eles podem passar os olhos pelo texto e decidir que é demais para lidar naquele momento - muitos tópicos, ações solicitadas ou palavras - e seguir em frente antes de terminar, esperando voltar a ele depois. Alguns desses desistentes precoces nunca retornarão de fato. Outros podem voltar à mensagem mais tarde, mas até então podem ter perdido um momento crítico: um prazo de pagamento pode ter passado, uma janela de inscrição em um seguro pode ter fechado ou todos os horários de reunião disponíveis podem ter sido preenchidos.

Em média, uma mensagem prolixa será tratada menos rapidamente do que uma mensagem concisa. No pior cenário, uma mensagem prolixa será relegada ao mesmo destino das centenas de outras mensagens que se acumulam nas caixas de entrada, nunca a serem lidas.

Mesmo quando as comunicações escritas de forma ineficaz são lidas, elas impõem um tributo desagradável sobre o tempo dos leitores. Em um evento que lideramos recentemente sobre esse tema, um participante escreveu: "E-mails longos no ambiente de trabalho de hoje são desrespeitosos com o leitor." Quanto mais longa a mensagem, maior o tributo.

Imagine se você recebe 120 e-mails todos os dias (como muitas pessoas fazem), e cada um tem três parágrafos. Lê-los na íntegra exigiria quatro horas por dia. Ou inverta a situação e imagine que você está enviando uma mensagem de três parágrafos para todos os 120 funcionários de sua organização. Você pondera sobre cada palavra; seu professor de inglês do ensino médio ficaria tão orgulhoso de você. Mas então, em média, cada funcionário leva dois minutos para ler o que você escreveu. Entre 120 funcionários, sua mensagem cuidadosamente elaborada imporia um tributo de quatro horas ao tempo deles. Se você reduzir o tamanho dela em apenas um parágrafo, economizará oitenta minutos no total do tempo dos funcionários.

Escrever de forma concisa requer uma disposição implacável para cortar palavras, frases, parágrafos e ideias desnecessárias. Pode ser difícil excluir as palavras que você passou tempo elaborando - "matar seus queridos", como aconselhado nas palestras clássicas compiladas em "On the Art of Writing". Mas fazê-lo aumenta as chances de que seu público leia o que você escreve. Nancy Gibbs, ex-editora-chefe da revista Time, costumava dizer à sua equipe que cada palavra tem que conquistar seu lugar em uma frase, cada frase tem que conquistar seu lugar em um parágrafo e cada ideia tem que conquistar seu lugar em um texto.

Investir um pouco mais de tempo desde o início para ser conciso economiza tempo para leitores e escritores, reduzindo os acompanhamentos, mal-entendidos e solicitações não atendidas.

A maioria de nós nunca foi treinada na habilidade de escrever de forma concisa. Agravando o problema, a maioria de nós também não foi treinada na habilidade de edição concisa (ou autoedição).

Pesquisadores descobriram que as pessoas tendem a adicionar palavras e conteúdo durante a edição, em vez de removê-los. Em um estudo ilustrativo realizado por Gabrielle Adams e colegas da Universidade de Virginia, os participantes do teste foram convidados a ler e resumir um curto artigo sobre a descoberta dos ossos do rei Ricardo III sob um estacionamento em Leicester, Inglaterra.

Depois de concluir o resumo, foram solicitados a editá-lo e melhorar a captura das ideias no artigo. Em resposta, 83% dos participantes adicionaram palavras. O mesmo padrão apareceu em tópicos que variavam desde itinerários de viagem até patentes: tendemos a adicionar ideias em vez de subtrair ou remover durante o processo de edição.

Escrever menos é um dos seis princípios da escrita eficaz que discutimos em nosso livro "Writing for Busy Readers". O esforço adicional necessário para escrever de forma eficaz é um investimento. Leitores ocupados são mais propensos a encontrar tempo para se envolver com mensagens curtas, bem estruturadas e de leitura rápida. E se eles se envolverem, são mais propensos a absorver as informações mais críticas.

Investir um pouco mais de tempo desde o início para ser conciso economiza tempo para leitores e escritores, reduzindo os acompanhamentos, mal-entendidos e solicitações não atendidas. 

Foto: Patrick Tomasso